Eerder dit jaar kwam ik in gesprek met een klein organisatiebureau. Met vier mensen verzorgen zij secretariaat en administratie voor een aantal kleine VVE's. Daarvoor maken ze gebruik van een CRM-programma dat in Microsoft Access is ontwikkeld. Helaas is de ontwikkelaar daarvan weggevallen, en de vraag aan mij is of ik de ondersteuning kan overnemen. Gelukkig is de broncode beschikbaar, dus dat gaat wel lukken.
Kennismaking
Tijdens de kennismaking werd er verteld hoe ze werken en wat voor programma's ze gebruiken. In het kort kwam dat hierop neer:
- Relaties en contactpersonen bijhouden in CRM, voor meerdere organisaties (multicompany)
- Contactpersonen indelen in selectiecodes t.b.v. het mailen van vergaderstukken e.d.
- Archiveren en doorzoeken van correspondentie (bijlagen toevoegen, en e-mail door kopiëren en plakken vanuit Outlook naar CRM)
- Notities bijhouden
- Tijdschrijven met een online tool
- Nieuwsbrieven versturen met een online tool, wat soms lastig is omdat het bestand met ontvangers niet altijd netjes synchroon loopt met wat in CRM staat
- Administratie in een boekhoudpakket, met ook weer een eigen relatiebestand dat bijgehouden moet worden
Er werd aangegeven dat ze eigenlijk wel een keer iets anders zouden willen, omdat ze toch niet zo heel enthousiast waren over hoe het nu allemaal werkt. Meerdere systemen, en voor veel voorkomende zaken toch heel veel handelingen (kliks) moeten doen.
Knipperende lampjes
Al luisterend begonnen er in mijn hoofd allemaal lampjes te knipperen, vanuit een oplossing waar ik voor een andere klant op uit ben gekomen:
- Meerdere organisaties: Odoo heeft standaard multicompany functionaliteit
- Relaties en contactpersonen: dat kan elk CRM-pakket wel
- Archiveren en doorzoeken van correspondentie: Archiveren in Odoo is standaard, doorzoeken bijna-standaard. Kan ik met een kleine technische aanpassing wel leveren.
- Notities bijhouden en doorzoeken: kan Odoo, voor het doorzoeken nog een kleine aanpassing nodig. En dan kun je ook nog zoeken door de inhoud van veel bestandstypen
- Tijdschrijven: kan Odoo standaard
- Nieuwsbrieven versturen: kan Odoo standaard
- Financiële administratie: aanwezig in Odoo
Kortom: in mijn hoofd riep het tijdens het luisteren steeds harder: deze mensen kunnen worden geholpen met Odoo!
Opvolging: een demo van Odoo
Het was lang geleden. Als ik het me goed herinner heb ik in 2013 voor het laatst een productdemo gegeven, toen ik nog dealer van SnelStart was. Momenteel zit ik vaker aan de kant van de klant om de demo van de leverancier te zien en helpen beoordelen.
Maar ik mocht weer een keer! Licht zenuwachtig ging ik vorige week naar deze klant en heb ze e.e.a. laten zien van wat Odoo kan.
Weg uit stenen tijdperk
Beide dames begonnen tijdens de demo steeds blijer te kijken en enthousiaster te reageren. De "o, wow!" uitroepen kwamen geregeld langs. Samenvattend was de uitspraak van één van hen wel heel helder: "We hebben echt onder een steen geleefd!".
Tja, dat kon ik niet geheel ontkennen. Maar daar gaan ze niet blijven!
De komende periode ga ik met hen aan de slag om de implementatie van Odoo concreet te maken.
En zoals altijd: stapje voor stapje. We werken één voor één de huidige tools weg in Odoo, en beginnen met CRM.