In november 2022 werd ik benaderd door een bedrijf in de metaalbranche, om met hen mee te denken. De software waar ze mee werkten voldeed niet meer, en ze wilden graag wat zekerheid vanuit een onafhankelijk professional op het gebied van bedrijfssoftware.
De situatie
In 2015 was een branchepakket aangeschaft om te voorzien in de toenmalige automatiseringsbehoefte. In dit pakket kon men onder andere verkooporders registreren, facturen maken en inkooporders aanmaken en opvolgen.
Door de groei van de organisatie in die zeven jaar, ging dit pakket echter steeds meer knellen. De status van orders was niet eenvoudig bij te houden en in te zien. In de praktijk gebeurde dat dan ook niet of nauwelijks, waardoor de kwaliteit van de gegevens ver beneden het gewenste peil was. Het zal duidelijk zijn dat dit de uitvoering van hun werkzaamheden niet ten goede kwam.
Men was in contact met de leverancier van het branchepakket om een volgende stap daarin te zetten. Daarmee zou een groot deel van de geconstateerde knelpunten verholpen kunnen worden. Echter bleven er nog twee over:
- De koppeling met het boekhoudpakket was (en bleef) niet voldoende gedetailleerd; en
- De mogelijkheden om te koppelen vanuit externe ontwerpsoftware waren erg beperkt.
Met het projectvoorstel van deze leverancier, en daarnaast de verschillende adviezen van bevriende ondernemers, zag de leiding van dit bedrijf 'door de bomen het bos niet meer'. Daarom kwam de vraag of ik hen wilde helpen met het maken van een juiste keuze.
Hierbij was al de keuze gemaakt om afscheid te gaan nemen van het huidige pakket. De vraag was echter: welk pakket is een geschikte opvolger?
Inventarisatie
Ik startte met een inventarisatie van de processen en de wensen. Belangrijke elementen hierin zijn:
- Integratie mogelijk met SolidWorks en DriveWorks
- Mogelijke latere integratie met klantportaal op de website
- Duidelijk inzicht in de status van een individuele order
- Duidelijk overzicht van de werkvoorraad per werkplek / proces
- Snel werkende tijdregistratie op de werkvloer
- Ondersteuning voor een proces van montage bij de klant op locatie
Selectieproces
Het is mijn gewoonte om bij de keuze voor een nieuw softwarepakket niet alleen te kijken naar de geijkte pakketten in de branche, maar zo breed mogelijk te kijken naar beschikbare pakketten op de markt. Al meer dan eens heeft dit geleid tot een verrassende keuze, waar men heel tevreden mee was.
Daarom heb ik ook hier niet alleen gekeken naar de 'grote namen' in de metaalbranche. Pakketten die mijn bovengemiddelde aandacht trokken waren: Bemet, Dynfos, Invex/Stratic, Isah, MKG en Syntry.
Wat ik altijd weer bijzonder vind om mee te maken is dat leveranciers niet reageren op een aanvraag. Of dat men mijn informatie wel ontvangt, en laat weten er naar te gaan kijken, om er vervolgens nooit meer op terug te komen. In deze ronde zelfs een partij die heel actief reageerde op mijn eerste aanvraag, en die na een uitgebreide demo niets meer van zich heeft laten horen. Het is echter wel een aardige graadmeter. Want bij de selectie van een nieuw softwarepakket is niet alleen de functionaliteit en techniek van belang. Minstens zo belangrijk is het DNA van de leverancier. Heeft die daadwerkelijk interesse in het project? Het is immers niet een doosje over de toonbank schuiven met een CD-rom van een tekstverwerker, maar het gaat om serieuze aansluiting op het bedrijf van de klant.
Shortlist en demo's
In dit project kwam ik tot een echte shortlist: er bleven twee partijen over die bij de klant zijn geweest om een gerichte demo te geven. Ook dat zijn leerzame momenten: ik leg daarvoor graag een gerichte casus voor, zodat wij als potentiële klant bepalen welke elementen van de software worden benadrukt. Natuurlijk mag een algemene demo, maar de dashboards voor het management mogen niet doorslaggevend zijn in de beslissing. Dus ik geef vooraf aan welke zaken we in ieder geval willen zien. Dat zijn de voor ons belangrijke delen van het proces, waar we dan ook goed de gebruiksvriendelijkheid van de software kunnen beoordelen.
Het leerzame hier is dat er dan nog leveranciers zijn die zich kennelijk niet - of slecht - hebben ingelezen in onze informatie. Zelfs vier A4-tjes is dan blijkbaar al teveel.
Resultaat
Nadat we beide demo's hadden gezien, was de uitkomst unaniem: we hebben het meeste vertrouwen in de oplossing van Syntri ERP. Zij blonken voor deze situatie uit in gebruiksvriendelijkheid, en kunnen voldoen aan alle gestelde eisen. Ook de denk- en werkwijze van de leverancier past bij de klant.
Inmiddels zijn de handtekeningen gezet, en gaat in september de implementatie van start. Beoogde livegang van fase 1 is januari 2024.