Gegevens overzetten

Stapt u over naar een ander softwarepakket? Dan kan het fijn zijn als uw gegevens - eventueel na controle en opschonen - meegaan van het oude naar het nieuwe pakket. Er is eigenlijk altijd wel iets mogelijk.

Zal ik het voor u uitpluizen en uitvoeren?

Nieuwe software, en de gegevens dan?

U hebt een nieuw softwarepakket aangeschaft, om een ander programma te vervangen. Maar het nieuwe programma is ‘leeg’, en in het oude programma staat vol met belangrijke gegevens. Hoe hiermee om te gaan?

Er zijn een aantal vragen waar in dit stadium over nagedacht moet worden, zoals:

  • Nemen we gegevens mee, of kiezen we er bewust mee om blanco te beginnen en zo de vervuiling uit het oude systeem achter ons te laten?
  • Is de oude software nog beschikbaar na de overstap, zodat deze voor historie nog geraadpleegd kan worden?
  • Als we gegevens meenemen, gaat het dan alleen om de stamgegevens (bijv. klanten, artikelen) of ook om transactiegegevens (orders, facturen)?
  • En als we de soorten gegevens hebben vastgesteld, welke selectie van die gegevens nemen we dan mee (alles, of alleen van de laatste twee jaar bijvoorbeeld)?
  • Veranderen de gegevens nog regelmatig? Dit bepaalt of de gegevens in rust overgezet kunnen worden en vervolgens in beide systemen bijgehouden, of dat het nodig is om de migratie te automatiseren (herhaalbaar te maken) zodat op de dag van overstap naar het nieuwe systeem met een druk op de knop de laatste stand van de gegevens overgezet kan worden.
  • Moet er (handmatig) opgeschoond worden in de gegevens?

Allerlei vragen, waarvan de antwoorden gevolgen hebben voor het werk dat er moet gebeuren.

Wie helpt u met het overzetten?

De leverancier van de nieuwe software zal u er wellicht bij kunnen helpen om de belangrijkste gegevens mee te nemen. Maar dat is niet altijd mogelijk. Vaak heb ik gezien dat de consultants van de nieuwe softwareleverancier wel de kennis hebben om de gegevens in ‘hun’ pakket te zetten, maar dat ze best vaak moeite hebben om de gegevens op een efficiente manier uit het vorige pakket te halen.

Met mijn jarenlange ervaring met veel verschillende softwarepakketten en databases, en creativiteit met Excel (een klant noemt mij ‘professor doctorandus Excel’) kan ik u wellicht van dienst zijn. Feit is dat ik het al heel wat keren succesvol heb kunnen coƶrdineren en uitvoeren voor verschillende organisaties.